摘要：针对特钢行业的销售管理特点，根据企业管理实践以及市场行情，从销售管理系统的设计实践出发，提出了面向gerp的集团销售管理模型，分析了销售管理系统结构，设计了开发技术和系统功能，运用数据挖掘和分布式数据库(ddb)技术开发了b/s模式的销售管理系统。系统应用性检测表明该系统的运行和实施在处理类似问题中是相当有效的,对特钢企业的信息化具有重要的意义，有一定的社会和经济价值。
关键词：分布式数据库；浏览器/服务器；企业资源计划；销售管理；订单
中图分类号：tp311．52文献标志码：a
文章编号：1001－3695(2007)08－0297－04
0引言
某特钢企业主要生产特殊钢材，地域分散在大连、抚顺、北满三地，月平均合同有几千份，还有大量入库单、发货单等其他需事后查阅的单据要存档。但是由于合同档案没有用微机管理，查询各种票据的工作非常繁琐。三地的合同订单都存储在各自不同的服务器上，所用的开发语言也不统一，难以达到信息的集成；科技开发中心合同的评审、技术条件和供货协议的签订等相关信息难以及时反馈到销售总公司，合同难以统一管理；排产时对老库存的转销缺乏对质量问题的考虑，合同说明以及排产指令用传真来进行，费用高昂且客户难以及时了解情况，满意度较低，难以达到信息的集成、融合、共享、应用和增值。
分布式数据库系统是在数据库技术与计算机网络技术相结合的基础上由集中式数据库发展而来的，具有管理分布数据库功能的计算机系统。一个分布式数据库是由分布于计算机网络上多个逻辑相关的数据库组成的集合；网络中的每个节点(一般在系统中的每一台计算机称为节点 node) 具有独立处理的能力, 可执行局部应用；同时每个节点通过网络通信系统也能执行全局应用。由于分布式数据库系统结构的特点，它与集中式数据库系统相比具有可扩展性，为扩展系统的处理能力提供了较好的途径。分布式数据库对于组织结构地域分散的大型企业能够降低通信费用、维护费用，同时为客户提供更好的服务[1]。
b/s结构是随着internet技术的不断发展，利用不断成熟的www浏览器技术、多种script语言(vbscript、javascript等)、检索技术、java计算技术以及网络分布式对象技术和activex技术对c/s结构的一种变化或改进的结构。它是一种全新的软件系统构造技术，节约了开发成本，应用通用浏览器就实现了原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能。用户界面完全通过www浏览器实现，一部分事务逻辑在前端实现，但是主要事务逻辑在服务器端实现，形成所谓3tier结构，只安装维护一个服务器，降低了维护费用和总体成本，提高了安全性、一致性和实时性。随着windows 98/2000/xp将浏览器技术植入操作系统内部，这种结构更成为当今应用软件的首选体系结构。
在当今以客户为中心的销售管理系统中，及时满足客户需求已经成为企业管理的重要组成部分[2]。管理者应当在正确的地点、正确的时间把正确的能力用到正确的客户上[3]，在复杂的销售管理决策[4，5]中引导自己的销售力量来获得企业和客户的最大效益[6]。在经营管理中，销售管理系统直接面对客户，为决策管理者提供市场信息和市场预测、生产规划、客户信息反馈、资金等销售管理数据，是企业对外的窗口和旗帜，是企业管理的关键。20世纪90年代初，美国的计算机技术咨询和评估集团gartner group inc提出了企业资源计划（enterprise resource planning,erp）的概念。笔者在实际的项目开发过程中提出了grouperp（gerp）的概念，即把erp从集团内部扩展到了不同集团之间的整合应用，实现生产成本、运输费用最低和有效联合的竞争[7]，使集团效益最高、客户满意度最大。特钢企业的生产特点是多工艺、多品种、小批量、短流程；特钢企业拥有成千上万个品种与规格，从订单签订、组织生产到销售结算的全过程来看，供、产、销一体化环境下的基于gerp的销售管理系统是特钢企业信息化建设的首要任务。
1销售总公司组织结构、管理模型和需求分析研究
某特钢销售总公司位于特钢集团总公司的西北部，距离总公司大约1 km，是集团总公司与其他企业联系的窗口。在总公司的直接领导下，它负责大连、抚顺、北满三地统一的产品订货、货款回收、发展新客户以及产品存储等工作。下属的各个股份公司在集团层次做到统一订货、统一定价、统一排产、统一采购（图1），比较全面地反映了企业的生产经营状况。总公司有198人。其中，1个总经理、1个秘书长、7个副总经理、1个办公室主任、10个分公司经理。它的任务是负责所分管地区产品销售与市场开发；负责本公司产品合同签订，预排产及与生产发货相关的工作等全过程管理、跟踪与服务；负责本公司销售产品货款和旧欠款回收；控制本公司销售产品的产销平衡，减少库存、提高产销率；负责本公司的合同入库、发货、库存、货款及文件登记等管理工作；负责本公司分管地区市场调研与信息反馈；掌握本公司各项指标落实和执行情况，向总公司送报有关报表和报告工作；负责本公司网点的管理工作；完成销售总公司下达的其他各项任务（图1）。
图2中，各部门的业务流程为：各分公司负责订货合同的签订；分公司人员把客户填写的订货合同正表和订货卡片送到排产调度室进行排产；排产后的合同由各分公司负责填写合同副表，填好后由排产室送到生产部安排车间组织生产；车间生产出来的产品统一入到销售总公司成品库。产成品入库必须依据票对钢种、规格、炉号、件（支）数认真核对。票物相符后，经计控检斤员检斤填量，且双方在入库票上签字盖章后办理入库，同时登记建账，入库票转合同科。合同科严格按照已经排产的合同附表项目审核产成品入库，对入库票作入库登账，对不符合规定项目的入库票不予办理入库手续。入库合同票据要及时转各公司。各公司确认该发货时，发货票据要拿到综合管理室进行商品发出监控，确认是否应该发货。经综合管理室审核可以发货的票据交给合同科给予拨出再转发货科准备发货；综合管理室认为不该发货的票据返回各公司，各公司认为综合管理室指令正确的票据转合同科作为库存，认为指令不正确的请主管副总进行最终决策。主管副总同意发货的通知综合管理室按照最终裁决执行，不同意发货的转为库存。发货科把货发走的票据送到价格科划价，确认发货金额。经价格科划价后的票据，转合同科（进行发货统计）和结算室（归财务部）进行货款结算、打印托收凭证和发票。回款后的支票、汇票、承兑汇票等转资金科；资金科登记台账后转结算室，作应收账款处理[8,9]。
2系统总体研究
2．1系统技术研究
根据以上文献回顾、销售管理模型、组织机构、地域分布和需求分析，本系统构架应该采用b/s结构（图3），以适应“瘦客户机、胖服务器”的发展趋势，方便系统的维护和扩展。通过异构数据共享达到知识的集成和运用，通过分布式数据库的数据集成和元数据管理，应用在线联机分析和数据挖掘技术达到知识的进化和增值。系统可以直接对程序后端数据库进行数据提取，以保证数据时刻最新。在进行数据处理时，为了保证数据的准确性，系统可以从不同的表中提取数据进行运算，使得汇总出来的数据总是最完整、有效的。采用unix作为服务器操作系统，具有相当完善的安全管理机制、高可靠性和便于管理等特点；客户端的操作系统可以多样化，以方便用户。采用总线加星型以太网络拓扑结构，具有布线灵活、易于扩展的特点。在程序编写中采用目前最为流行的java技术，具有跨平台的优越性，使得用户可以自由选择操作系统。数据的运算过程全部在应用服务器和数据库服务器端完成，加快了数据处理的速度，保证了数据的安全性。本系统使用jbuilder 9作为开发工具和分布式的oracle数据库作为存储工具。选择了对mvc(modelviewcontroller)模式框架支持得非常好的struts 1.1系列组件实现功能，大大减少了维护、修改等后期工作量。
2．2系统功能研究
根据企业需求分析，作为集团层次的销售管理系统功能有订单管理、发货管理、价格管理、成品管理、系统维护、资金管理和采购管理，如图4所示。
以订货管理为例，它主要是根据客户的需求签订订单，可以根据客户的信誉制订总公司的销售计划、控制合同执行情况、协调分厂的设备和生产能力。本系统可以挖掘和销售相关的商业信息，适时地制订生产计划，打印各种订单和报表。每一个模块在完成个体功能的同时，有机地结合成一个整体。
具体来讲，订货管理是依据用户的订货需求按照地区与股份公司签订订货合同，对大连、抚顺、北满三地的订货合同进行集中统一管理。它能够分品种、类别、组距等限制性条件控制合同的订货情况，根据用户的信用度等约束条件制订整个企业的排产计划；根据订单和资源情况平衡、协调集团的生产分厂、主要设备和产品品种的排产量，保证订货合同能够适合本厂的生产能力和技术水平，能够随时查询与订货、排产业务相关的信息，打印各类订货和排产报表[9]。订货系统主要由订单管理、排产、查询、报表、分析五个功能模块组成。各模块在完成功能时相互协调，共同实现系统的整体功能。每个模块主要具有的功能如下：
a)订单管理。合同是由合同正页、合同副页组成，而且是一份正页带一份或多份副页。手工操作中合同正页的内容由用户填写，公司经办人也可代填；合同副页的内容由公司经办人把用户的订货需求报排产调配室经排产审核确认后填写，合同副页分不同的品种（材、板、管、丝、带等）分别管理。该模块具有对合同正页、订单进行输入、修改、作废、变更、审核、查询等功能。
b)排产。订单录入后，排产人员随时可以调出订单进行审核、排产处理。在排产时，如果不是常规产品目录的产品，系统自动提示合同需要评审。经审核排产后的订单自动生成合同副页。排产处理时能够对用户的信用度进行监控，能够随时查询库存信息，能够查询设备资源信息。该模块具有对合同副页进行输入、修改、作废、查询、审核等功能。
c)查询。可以查询合同执行情况，分单位、分钢类的订货情况；综合查询可以按各种条件组合查询订货、排产等信息；查询客户库存情况；查询客户货款情况；查询设备资源情况。
d)报表。可以随时打印与订货、排产相关的报表。能够分订货会报表和日常报表分别处理。订货会方面报表包括订货会总结表（分钢类、设备）、订货会公司订货表（分公司、设备；分公司、钢类）、订货会钢号表、订货会设备组距表、订货会单位明细表（分单位、钢类）。日常报表包括用户排产（订货）明细表、排产（订货）钢号表、排产（订货）组距表、订货月报表、排产（订货）汇总表、排产（订货）结构表、重点合同排产（订货）表、分部门排产（订货）表、分设备排产（订货）表、公司资源表、综合报表等。
e)分析。公司人员随时可以调出排产合同副页进行货款预测，经排产调配室审核后输出分公司排产合同应收货款统计表报有关领导。
2．3软件开发研究
订单录入和排产各举一例：
过程名称：lp_ getid过程名称：lp_hthvalid
过程功能：获得新的序列号过程功能：判断合同号是否有效
输入参数：string ename:in输入参数：string hth:in
numeric nlen :in
输出参数：string serial:out输出参数：numeric nvalid:out
numeric stat :out
过程变量：numeric nnew
numeric nlen
numeric nlen1
1)订单录入模块
标志：xs111
功能：录入与客户相关的各种信息，为排产、发货及财务部提供相关数据。
输入：合同正页及订单中的相关数据。
处理：如果是新单，首先输入部分合同号(如g415011b)、签订时间、签订地点、签订方式；再输入结算单位的代码和地区号，根据结算单位的代码和地区号从客户字典（dwtx）中查找与输入编码相同的单位，找到后显示客户字典中的相关数据，包括结算单位、地址、电话、传真、邮政编码、结算银行、账号、税号；然后输入结算方式，再输入收货单位的代码和地区号，根据收货单位的代码和地区号从客户字典（dwtx）中查找与输入编码相同的单位，找到后显示客户字典中的相关数据（内容同结算单位）；再录入运输方式、整车到站、零担到站、专用线、航运码头、供方代表、需方代表、起始日期、截止日期等；输入月份、订货量、价格、钢号编码，根据钢号编码到钢号表（xs_ghzd）中查找与输入钢号编码相同的钢号编码，找到后显示对应的钢号、范围钢号；再选择标准，接着输入形状、尺寸1、尺寸2、尺寸3，形状可以通过形状编码从形状字典（xs_xzzd）中提取；最后输入尺寸公差、长度、交货状态、加工用途等。其中交货状态、加工用途、标准根据输入编码分别到交货状态字典（xs_jhzt）、加工用途字典（xs_jgyt）、标准字典（xs_bzzd）中提取。钢类是通过输入的钢号、标准从钢号标准对照字典（xs_ghbzdz）中提取。如果是转销合同则做标记，确认正确后, 打开合同正页库（xs_htzb）和订货卡片库(xs_dhkp)进行追加记录。
合同号的4位流水号自动生成（如g415011b－0001）。合同号由13位组成，第1位标记是股份还是集团的合同，第2~4位是流向标记，第5、6位是年份标记，第7位是品种标记，第8位是部门代码标记，第9位是上下半年标记，第10~13位为流水号。合同号生成的同时分别对合同号的小流向、小品种、部门编码进行校验。合同年和合同半年由合同号提取；订单号由计算机自动生成，操作人由系统自动代入。如果已经有合同正页，则定位到已有正页输入相关信息。
输出：返回、关闭数据库。
订单录入流程如图5所示。
2)订单排产模块
标志：xs121
功能：对已经审核的订单进行排产处理。
处理：打开订货卡片库（xs_dhkp）,调出审核状态字段上有“审核”标记的订单进行排产。判断是否需要合同评审，对需要评审而没有经过评审的订单给予提示。同时调出订货资源、用户的货款情况和库存情况作为排产依据。对超资源的进行调整，对信用度不好的用户不予排产，对所订货物有库存并且库存情况表中的转销标记为“可转”的不予排产，办理转销处理。确认该排产的，提示输入排产月份和排产量，确认后自动生成合同副页，合同副页中的生产号自动生成。一张卡片允许多次选择排产月份和排产量进行排产。
3系统实现及效果
本文主要以订单录入和排产为例来说明系统的实现。系统登录主页面如图7所示。系统功能树如图8左侧所示。合同录入是销售管理系统的起点，在每个合同之下可以有许多订单，合同录入完之后就要进行相应的订单录入，如图9所示；然后由排产室根据设备能力平衡、用户的货款和库存情况进行排产（图8），一直到货款回收，完成整个销售管理业务流程。
销售管理系统进行研究、开发与实施后，取得了显著的效果。本系统从2004年底开始交付使用，已经在某特钢集团的销售部门的三个地区（大连、抚顺和北满）应用了一年多的时间。在软件应用期间，及时发现问题并改进，系统功能得到不断完善。通过系统交付之后的使用数据统计分析与系统交付前的统计数据进行比较(表1)，采用本系统后相关的销售管理费用降低了6％，取得了一定的经济效益。
4结束语
本文根据对特钢企业调研的实际情况，把企业实际销售管理情况、ddb、b/s模式与gerp理论相结合，提出了销售管理系统模型以及开发技术、功能和软件开发研究，并开发、实现了针对特钢企业的销售管理系统，解决了数据不能共享、重复性劳动过大、反馈不及时、合同难以统一等业务流程优化和软件优化问题，达到了知识的集成、融合、共享、应用和增值。本软件的应用结果表明了它的强健和有效性，有一定的社会价值和经济价值。
参考文献：
［1］amiri a. a coordinated planning model for the design of a distributed database system [j].information sciences,2004,164(1－4): 229－245.
［2］李修飞, 曹振宇, 周根贵,等.基于遗传算法的具有主次仓库的企业资源供应链管理模型研究 [j]. 中国管理科学, 2004，12(3):98101.
［3］smith b c,leimkuler j f,darrow r m.yield management at american airlines [j].interface,1992,22(1): 8－31.
［4］rouzis d,segalla m,weitz b a.cultural impact on european staffing decisions in sales management [j].international journal of research in marketing,2003,20(1): 67－85.
［5］honeycutt e djr.introduction to the special issue on selling and sales management [j].industrial marketing management,1996,25(5): 323－325.
［6］siguaw j a,kimes s e,gassenheimerl j b.b2b sales force productivity: applications of revenue management strategies to sales management[j].industrial marketing management,2003,32(7): 539－551.
［7］olson e m,cravens d w,slater s f.competitiveness and sales management:a marriage of strategies [j].business horizons,2001,44(2): 25－30.
［8］尹松德,宋旭东.erp环境下的销售管理系统的设计与实现 [j]. 计算机应用研究，2003，20（10）：125128.
［9］大连理工大学cims中心项目组. 东特erp详细设计文档 [r].大连：大连理工大学cims中心，2004：12－20.
注：“本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以pdf格式阅读原文”
